Архивный отдел

Сведения о фондах Сычевского архивного отдела на 01.01.2024г........

Сведения о фондах Сычевского архивного отдела на 01.01.2023г........

Сведения о фондах Сычевского архивного отдела на 01.01.2020г........ 

Сведения о фондах Сычевского архивного отдела на 01.01.2018г........ 

Постановление Администрации муниципального образования "Сыченвский район" Смоленкой области от 07.12.2018г №552 "Об утверждении Положения об Архивном отделе  Администрации  муниципального образования «Сычевский район» Смоленской области"

Уважаемые жители!

Сообщаем Вам о возможности подать заявку, на предоставление услуги архивного отдела "Оформление и выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок" на портале Государственных услуг, пройдя по ссылке: https://gosuslugi.ru/600149/1

     Основными задачами и функциями отдела являются:
1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
- хранение и учёт документов принятых, в Отдел; 
- предоставление в установленном порядке учетных данных в Архивное управление Смоленской области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- подготовка, представление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе;
1.1. Отдел обеспечивает постоянное и долговременное хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Смоленской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Смоленской области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Смоленской области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда смоленской области;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;
1.2. Отдел по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;
1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Смоленской области поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.
2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:
- составление списков организаций-источников комплектования Отдела, утверждаемых Администрацией муниципального образования и согласовываемых с архивным управлением смоленской области; - систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций;
- содействие организациям других форм собственности.
проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в Архивное управление Смоленской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке, установленном Архивным управлением Смоленской области;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, использование запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверение копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем банков баз данных, архивных справочников о составе и создании документов.

Сведения о фондах Сычевского архивного отдела на 01.01.2015г